Teamwork trên Notion: Làm việc nhóm online không có gì khó!

Làm việc nhóm là một trong những hoạt động không thể thiếu trong môi trường học tập lẫn công việc bởi sự hiệu quả của nó. Những lợi ích nó đem lại là rất lớn song vẫn có những khó khăn, trở ngại mà không ít người gặp phải. Đặc biệt là trong thời dịch bệnh thì làm việc nhóm online đang rất phổ biến. Cùng theo dõi bài viết sau để  tìm ra những công cụ hỗ trợ bạn trong công việc không hề đơn giản này bạn nhé!

Làm việc nhóm là phương thức đem lại rất nhiều hiệu quả cho công việc.

1. Những vấn đề thường gặp khi làm việc nhóm

Làm việc nhóm online là một phần không thể trong các hoạt động thường ngày của một tổ chức hoặc một lớp học. Bạn có thể đã từng gặp phải những vấn đề này và đang đi tìm cho mình những giải pháp tối ưu để khắc phục nó, cải thiện chất lượng công việc. 

Khóa học Làm việc nhóm và xây dựng nhóm hiệu quả

500,000 VND

Xem chi tiết khoá học

1.1. Xung đột ý kiến 

Trong quá trình làm việc theo nhóm, sẽ không tránh khỏi những lúc mỗi người một ý kiến khác nhau và ai cũng nghĩ ý kiến mình là đúng nhất. Điều này dẫn đến tình trạng xung đột ý kiến trong nhóm và gây mất đoàn kết. Để hài lòng tất cả thành viên là việc không đơn giản, đòi hỏi người leader phải căn cứ vào tình hình và mức độ gắn kết của các thành viên để có thể đưa ra cách xử lý phù hợp. 

1.2. Phân chia lượng công việc không hiệu quả

Việc phân chia công việc không đồng đều, không đúng người và không tận dụng hết năng lực của thành viên cũng là vấn đề mà nhiều leader gặp phải. Điều này dẫn đến quá trình làm việc nhóm kém hiệu quả, ảnh hưởng đến tiến độ chung. Trong tình huống này, người leader cần biết cách phân chia công việc sao cho hợp lý, tránh tối đa việc ôm đồm quá nhiều việc và có người còn mơ hồ về nhiệm vụ của mình. 

Phân chia công việc kém hiệu quả là vấn đề thường gặp ở các leader thiếu kinh nghiệm.

1.3. Kém tương tác 

Nếu trong một nhóm không có sự kết nối trực tiếp về không gian, địa lý thì chắc chắn tình trạng kém tương tác sẽ xảy ra. Hiện nay, nhiều doanh nghiệp đã triển khai hình thức làm việc nhóm trên nền tảng online, các thành viên sẽ liên kết với nhau thông qua màn hình máy tính. Theo nghiên cứu cho thấy, đó không phải là cách tốt nhất để tối ưu sức mạnh tập thể. 

Vì vậy, các nhóm nên tăng cường sự tương tác trực tiếp hơn. Nên có những buổi họp định kỳ để gặp gỡ nhau trực tiếp hoặc ít nhất là tổ chức các cuộc gọi video thay vi fgoij âm thanh đơn thuần. 

1.4. Thụ động trong công việc 

Khi làm việc trong một team đặc biệt là khi làm việc nhóm online, không phải ai cũng chủ động và hết mình với công việc, thậm chí còn đùn đẩy trách nhiệm và công việc cho người khác. Hoặc còn có những người luôn trong chế độ thụ động, không nêu ý kiến và mọi ý kiến khác họ đều tán thành. Những người như vậy sẽ thành gánh nặng của cả team và kéo kết quả lao động của cả nhóm đi xuống. 

Làm việc nhóm online phải cần chủ động rất nhiều trong công việc.

2. 5 phần mềm hỗ trợ làm việc nhóm được ưa chuộng nhất hiện nay

Nếu bạn đang lo lắng vì những khó khăn sẽ gặp phải ở trên trong quá trình hoạt động nhóm, tham khảo ngay các ứng dụng làm việc nhóm hiệu quả nhất dưới đây nhé!

Khóa học: Tổ chức công việc hiệu quả

500,000 VND

Xem chi tiết khoá học

2.1. Trello 

Trello là một trong những công cụ có thể quản lý dự án và làm việc nhóm hiệu quả nhất. Nó hoạt động dựa trên ý tưởng về những thẻ nhiệm vụ được lưu trong danh sách được đặt trên các bảng. Bạn có thể dễ dàng mời đồng nghiệp vào tham gia bằng tên người dùng. Ngoài ra, có thể tùy chọn hiển thị trên bảng theo ý muốn như riêng tư, tổ chức, nhóm và công khai. 

Những lợi ích khi sử dụng Trello:

• Chọn được nhiều template có sẵn 
• Giao diện đơn giản, dễ sử dụng 
• Apps có sẵn trên điện thoại và tương thích với cả iOS và Android
• Có Butler và workflow tự động xây dựng rất tiện lợi

2.2. Google Docs

Đây là một trong những ứng dụng hỗ trợ làm việc nhóm cực kỳ phổ biến và được rất nhiều người ưa chuộng. Ứng dụng cho phép cùng tạo nhóm, chia sẻ và chỉnh sửa tài liệu. Giao diện của công cụ này giống như trình duyệt chỉnh sửa văn bản khác. 

Bạn có thể đề xuất chỉnh sửa, để lại bình luận và tag thành viên nhóm vào cùng xem. Ngoài ra bạn còn có thể chia sẻ tài liệu thông qua link hoặc email. Đây là những lợi ích khi dùng Google Docs:

• Xem lại lịch sử chỉnh sửa cùng với thời gian 
• Có chế độ offline
• Bạn có thể tải về bản iOS và Android 

Bạn có thể sử dụng Google Docs để hỗ trợ và giúp đem lại nhiều hiệu quả hơn khi làm việc nhóm.

2.3. Microsoft Teams

Tích hợp với tính năng của Office 365, ứng dụng Microsoft Teams kết hợp nhắn tin group và họp video, lưu trữ file, tập tin và lưu tin nhắn trong cuộc họp rất tiện lợi và thân thiện. Thành viên nhóm có thể làm cùng nhau trên Word, Excel, OneNote và các dịch vụ khác của Microsoft Teams. 

Các lợi ích khi dùng công cụ này:

• Dịch tin nhắn cho người dùng không biết tiếng Anh 
• Có 24 trợ lý ảo với nhiều chức năng ưu việt
• Dùng được trong nhiều thiết bị như Windows, Mac, Android và iOS

2.4. Google Drive 

Google Drive là dịch vụ quản lý các lưu trữ dựa trên nền tảng đám mây cũng là một phần của G Suite. Ứng dụng cho phép các thành viên thoải mái lưu trữ, chỉnh sửa, chia sẻ và tiếp cận files. 

Ngoài ra, bạn có thể theo dõi dữ liệu của công ty cũng như tiến độ làm việc của cả nhóm. Nếu có vai trò là admin, bạn có thể thêm và xóa thành viên cũng như chuyên môn hóa quyền của một file nhất định.

Google Drive cũng là ứng dụng khá phổ biến và tiện dụng.

2.5. Notion 

Notion không phải là một công cụ quản lý hay phân loại thông thường. Nói cách khác, Notion là công cụ mà bạn có thể sử dụng cho hầu hết các công việc liên quan đến thao tác dữ liệu kỹ thuật số. Bạn có thể sử dụng Notion để viết một tài liệu đơn giản, tạo ra bản ghi chú kiến thức từ một bài giảng hoặc xây dựng các Kanbans lồng vào nhau. 

Hiện nay, Notion được xem là công cụ đang phổ biến nhất xếp theo tính năng hỗ trợ làm việc nhóm một cách hiệu quả. Cùng theo dõi phần tiếp theo để xem tại sao chúng ta nên chọn Notion để tối ưu hóa công việc này bạn nhé!

3. Tại sao bạn nên lựa chọn Notion để quản lý công việc chung của nhóm 

Đây là danh sách những tính năng ưu việt và nổi bật của Notion mà bạn không thể bỏ qua:

• Không giới hạn số trang và đoạn văn
• Cấu trúc phân cấp vô hạn, các trang bài được lồng vào nhau thông minh, giúp người dùng bám sát nội dung gốc
• Hỗ trợ Markdown để định dạng văn bản 
• Tính năng kéo và thả cho phép người dùng chỉnh sửa nội dung một cách tiện lợi 
• Có thể mở rộng trình duyệt web clipper
• Các mẫu giao diện phong phú, đem lại nhiều sự lựa chọn khi thiết kế
• Đồng bộ hóa các dữ liệu giữa các thiết bị có sử dụng Notion 

Ngoài những tính năng trên, Notion là ứng dụng làm việc nhóm có rất nhiều ưu điểm như sau:

• Ý tưởng thân thiện với người dùng
• Là giải pháp all-in-one cung cấp cho người dùng nhiều hơn một ứng dụng ghi chú thông thường. 
• Ý tưởng hoạt động linh hoạt trên nhiều thiết bị khác nhau và không bị giới hạn
• Giao diện rất ngăn nắp cùng với khả năng tích hợp cho phép các cá nhân hoặc nhóm tổ chức công việc.

Notion là công cụ hỗ trợ rất nhiều trong các hoạt động theo nhóm.

Nói đến đây thì chắc hẳn bạn đã hiểu rõ những ưu điểm cũng như tính năng nổi trội của Notion. Chính bởi những tính năng này đã giúp nó trở nên rất phổ biến và được yêu thích ở khắp nơi trên thế giới. Hy vọng sau bài viết này, bạn sẽ biết cách sử dụng các công cụ tiện ích trên để tăng hiệu quả khi làm việc nhóm online nhé. Chúc các bạn học tập tốt!

Nguồn tham khảo: 

1. hrd.com.vn
2. Sieutrinao.com
3. Hostinger.vn 
4. Anonyviet.com
5. Atpweb.vn

Kinh doanh

Chỉ với 5 phút để nắm bắt trạng thái khách hàng Đăng ký nhận tài liệu